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2021 / 07 / 10
00:00

■<7月コラム>経営者が疲れたときはどうすれば?会社を維持するためにできること

■経営者が疲れたときはどうすれば?会社を維持するためにできること

経営者は責任が重く、疲れがたまりやすいポジションです。他人任せにはできず、自分だけですべてを抱え込んでしまう人も少なくありません。経営者が疲れてしまったとき、どうしたらよいのでしょうか。本記事では経営者が疲れる理由、その結果社員に与えてしまう影響を考えるとともに、疲れたときの対策について例を出しながら解説していきます。

 

 

 

 

1.経営者の疲れは気づかないうちに溜まっている

経営者はやりがいのある仕事のため、仕事自体は好きだと考える人は多いでしょう。しかし、いくら仕事が楽しくても、業績や人間関係でトラブルがあると、ストレスを感じやすくなります。特に人間関係は自分だけの努力では解決しないケースもあるため、ストレスの大きな要因のひとつです。また、資金繰りが上手くいかないときにかかるプラッシャーも経営者にとっては大きな負担でしょう。経営が悪化し、社員が離反していくと、だんだんと追い詰められた気持ちになります。心労の蓄積が極限に達すると、身体だけではなく、心までも壊してしまいかねません。

 

2.経営者の疲労は社員にも伝わっていく

経営者の疲労は、自分が想像している以上に社員に伝わりやすいものです。ネガティブな感情は知らず知らずに表に出てしまうもの。経営者の疲れた顔は、社員の不安を煽るケースが多いです。状況によっては会社全体の雰囲気が悪くなり、社員のモチベーションを下げてしまうようなこともありえます。会社全体の士気が落ちると、それに比例して売り上げが落ちたり、退職者が増えたりとさまざまな悪影響が懸念されるでしょう。その結果、ますます経営者は疲れるので悪い雰囲気がより一層強くなり、抜けだすことのできない負のスパイラルに陥るのです。

 

3.経営疲れに陥らないためにできること

経営疲れを防止するためにできることについて、この段落では主に2点紹介していきます。

 

3-1.信頼できる人に相談する

会社の経営は他人に相談がしにくいため、ストレスがたまりやすいといわれています。しかし、自分だけですべてを解決するのが難しい場合はよくあるのです。信頼できる人、悩みを共有できる人に相談するとストレスは緩和されますし、解決策が出てくるかもしれません。相談できる相手が周りにいないかどうかをよく考えてみましょう。

 

1番無難なのは、同じ経営者仲間に相談することです。経営者は社員の生活を背負い、重要な意思決定を常にせまられる難しい仕事。そのような責任の重い孤独なポジションだからこそ、同じ経営者であれば気持ちをわかりあえるでしょう。精神的な安心感があるだけでなく、実際にどのような施策を取ればよいかといったビジネス的なアドバイスも期待できます。可能であれば同業の経営者仲間に相談するのが望ましいですが、違う業界であっても得るものはいろいろとあるでしょう。

 

家族に相談するアプローチも悪くありません。家族に相談しても仕事上の問題は解決しないかもしれませんが信頼できる相手に話を聞いてもらうだけでも、心は少し軽くなるはずです。精神的なフォローがより必要と感じるのであれば、カウンセラーに頼ることも検討してみてください。カウンセラーは対話のなかで、相手が潜在的にかかえている本当の悩みを見つけだしてくれます。家族や知人などには相談しにくい内容でも、カウンセラーであれば話せることもあるでしょう。

 

3-2.自分の時間を確保する

会社に関係する問題のすべてを、自分で対応しようと考えてしまう経営者もときおりいます。責任感を持つのは大切ですが、ときには他人を頼りにするようにしましょう。適切なポジションに適切な人材を配置して、あとは任せるといった割り切りを持つとよいです。そして、自分の時間を作り出すようにします。自分の労働時間を客観的に分析し、働き過ぎだと感じたら無駄な時間をカットすることが重要です。カットした時間は他にやるべきことや休息に充てるようにしましょう。

 

疲れを溜めないためにも冷静に状況を整理しよう

自分だけですべてをやろうとすると、疲労がたまりやすくなります。移動手段やスケジュール管理だけでも外注に任せれば、意外なほど負担が減る場合もあるでしょう。自分にしかできない仕事に専念したいのであれば、運転手派遣・秘書派遣などのアウトソーシングを検討してみてください。トランスアクトグループでは経営者をフォローする資質の高いスタッフ、および環境を用意してくれるでしょう。 

 

 

 

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2021 / 07 / 05
00:00

■東京ブランド公式アクションパートナーとして登録されました

■東京ブランド公式アクションパートナーとして登録されました

東京都は、世界一の観光都市を目指し、国内外に向けて旅行地としての東京を強く印象づける

 

「東京ブランド」の確立に向けた取組を推進しています。

 

「& TOKYO 」の、「&」が表しているものは、東京がつくりだすたくさんの「つながり」です。東京はさまざまな価値と出会い、つながることで、新しい楽しさをつくりだす街であるという意味を込めました。このロゴは、「&」の前に「 東京の魅力を語るモノやコトの名前」を自由に置くことで1つの言葉となり、「伝統と革新が交差しながら、常に新しいスタイルを生み出すことで、多様な楽しさを約束する街」というブランドコンセプトを世界に発信する役割を果たします。東京の街のさまざまな場面で、さまざまな東京ブランド「ロゴ」が皆さんをお迎えします。

2021 / 07 / 01
00:00

■<7月コラム>役員付運転手に不可欠な2つの能力!運転技術以外に必要なこととは?

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企業の重役ともなると専属の運転手が付く場合もありますが、役員付運転手の仕事は単に運転が上手であればよいというものではありません。車内という限られた空間で役員と行動をともにし、直接コミュニケーションを取る仕事として高い能力が求められます。この記事では、役員付運転手を務めるうえで不可欠な2つの能力について解説します。

 

 

■1.正確にスケジュールを管理する能力

まず、役員付運転手に求められるのは、正確にスケジュールを管理する能力です。基本的に、役員付運転手の勤務時間は、役員のスケジュールに基づきます。そのため朝早いこともあれば夜遅くまで仕事があることも少なくありません。さらに、役員クラスともなると、1日に何度も移動が必要なことも多く、忙しい場合は分刻みでのスケジュールも想定されます。そのため、スケジュール表を作っている秘書などとも連携を取りながら、何時までにどこへ移動するかを正確に把握しておかねばなりません。

 

役員である以上、重要な会議や商談への遅刻は厳禁です。遅刻によって商談が不成立となった場合、結果として会社の経営に影響が出る恐れもあります。余裕を持って空港や新幹線の駅まで送り届けるためには、運転手自身が道に詳しく、さらにその日の渋滞状況なども綿密に調べておくことが大切になります。また、急な予定変更があれば、それに臨機応変に対応する柔軟さも必要です。役員は秘書には正確なスケジュール作成、そして運転手にはその遂行を求めています。役員の予定を基に自分の行動スケジュールを作り、正確に管理できる人でなければ務まらない仕事だといえます。

 

 

■2.役員クラスが求めるコミュニケーション力

次に、役員付運転手に欠かせないのは、役員クラスが求めるコミュニケーション力です。業務上、役員付運転手は車中で役員と2人だけになることが多くあります。その際には、ビジネスマナーをわきまえた上で、会社の経営層である役員と有効な会話ができなくてはなりません。会話を成り立たせるためには、会社が発表するニュースリリースには毎回目を通し、さらに新聞やテレビの報道番組などで世の中の動きを把握しておきましょう。

 

また、高い機密管理能力も必要です。役員クラスになると会社の経営に関わる機密事項や重要案件などの連絡が入ってくる場合も多いでしょう。移動中の車内でその件について電話で指示を出すといったシチュエーションも想定されます。その際、車の中で見聞きしたことについて秘密を厳守した上で、運転手自ら必要に応じて他の部署との連携をとる場合もあります。当然ながら、業務上知り得た情報を家族や友人に話すことも厳禁です。守秘義務を守り、確実に報連相できる能力が求められます。

 

 

■役員付運転手は秘書的な存在

もちろん役員付運転手を目指す上では、運転技能の高さが前提条件です。具体的には、安全で正確な運転技能が大切です。そして運転技能以外に加えて、秘書のような能力も求められます。たとえば、役員にできるだけ快適に過ごしてもらえるよう移動中の車内の環境整備には気を配りましょう。そのためには、役員の音楽の好み、暑がりか寒がりかなどについても知っておく必要があります。役員ともなると頻繁な海外出張などハードスケジュールが続く場合もあるため、ちょっとした体調の変化などにも気付く察しのよさも必要です。役員から要望があった場合は、迅速かつ的確に対応するように心がけましょう。

 

移動を安全かつスムーズに行えるように、運転手には車の維持管理も任されています。ガソリンの補充はもちろん、アラートランプが点灯していたり少しでもブレーキの効きが悪いと感じたりした場合は、すぐにディーラーで整備点検を受けましょう。役員付運転手はプロフェッショナルな能力を求められますが、その分やりがいのある仕事だといえるでしょう。役員に能力や人柄を信頼してもらえれば、専属として長く務めることも可能です。

 

 

 

 

 

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2021 / 06 / 25
00:00

■外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」に指定されました

■「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」の指定を受けました

トランスアクトグループは、外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」(DS店)に指定されました。

※DSとは、Designated Storeの略です。

 

 

【 免税のご案内 】

・外国公館等に対する消費税の免税の対象となるのは、大使館、公使館、領事館等及び大使、公使、領事等で、いずれも外務大臣官房儀典官が発行した証明書(免税カード)の交付を受けた大使館等及び大使等に限られます。

・商品購入時に「免税カード」をご提示いただき、必要事項を記載した「外国公館等用免税購入表」の提出をお願いします。

・「免税カード」には、それぞれ免税の対象となる範囲及び最低購入金額が指定されています。

 

【 消費税免税手続きに必要な書類 】

下記のいずれかを弊社にてご確認させて頂きます。

・外交官等の免税カード(顔写真付き)

・外交官等身分証明票

・外国公館等用免税購入表

2021 / 06 / 20
00:00

■<6月コラム>秘書必見!目標設定の仕方!知っておきたい設定のコツを伝授します!

■秘書必見!目標設定の仕方!知っておきたい設定のコツを伝授します!

売上などの数値化されたノルマがないため、目標設定の必要性が分かっていない秘書もいるでしょう。しかし、1人の社会人として成長を続けていくには目標設定が欠かせません。適切な目標があれば日々のモチベーションも高まります。この記事では、秘書が仕事の目標設定を行う重要性と具体的な方法について解説していきます。

 

 

 

1.なぜ目標設定が必要なの?

秘書が業務目標を設定すると、仕事の指針がはっきりします。自分に不足しているスキル、意識が判明するので達成に向けた行動計画を作成しやすくなるのです。業務目標と行動計画を細かく設定すれば、仕事中の真剣さにつながります。目の前の業務がいかに重要かを実感しながら働けるので、職業人として成長していけるでしょう。また、業務目標はモチベーションを生み出す原動力にもなりえます。与えられた仕事をこなすだけではなく、自ら積極的に働いて目標へと近づくためのアクションを起こすようになるからです。

目標がある秘書は、失敗や実力不足も前向きに捉えられます。仮に目標が達成できなくても、「それならば今度はどうするか」とポジティブシンキングに切り替えられます。そして、過去の失敗から学びを得て、今後の改善点を見出すことが可能です。何より、目標設定とは「なりたい自分」を形にすることです。理想像に近づくため、目標設定は欠かせない行為といえるでしょう。

 

 

2.秘書のための目標設定方法・具体例!

目標を設定するには、「目標項目」「達成基準」「期限」「計画」の4つが核となります。どのような項目について、何を達成とするのかをはっきりさせましょう。そのために、「いつまでに達成する」と決めて、逆算したうえで具体的な計画に落とし込んでいきます。ただし、期限までの間が長すぎると、現実的なイメージができません。長期目標を達成するためには、短期目標で細かく区切るのがコツといえます。

なお、目標のテーマは主に3パターンです。1つ目は「これまで行ってきた仕事の改善と向上」、2つ目は「これまで通りの内容を維持」することです。そして、3つ目は「新機軸の開発」となります。これらのテーマが盛り込まれている目標は、秘書にとって成し遂げることが可視化できているといえるでしょう。

目標設定の例としては、「うっかりミスをなくす」「作業をより効率化する」などが挙げられます。これらの意識は、上司を的確にサポートするうえで不可欠です。また、「業務マニュアルを作ってスムーズに仕事をする」のも立派な目標です。そのうえで、日々内容を更新していくことも大切です。「資格取得」「マナーや礼儀作法を身につける」なども、さらなるレベルの仕事に対応するためには肝心な目標でしょう。ただ、これらはあくまで参考なので、秘書自身が能力や職場に応じて目標を考えることが大前提です。

 

 

3.よりよい目標設定のためのコツは?

最初に現在の業務を振り返っていきましょう。目標は闇雲に立てればよいものではなく、自分が担っている仕事の中で成長を促すものであることが重要です。また、高すぎたり低すぎたりする目標も努力するうえでの手応えを感じづらくなります。低い目標をいくつか達成して高い目標に辿りつけるのが理想です。また、「2時間かかっている仕事を1時間で終わらせる」など、目標は定量的な内容にすることが大事です。目標が数値化されていれば、具体的に取り組みやすくなります。

そのほか、「秘書としての成長」よりも「所属部署の業務改善」に主軸を置いて目標を立てるのもひとつの方法です。部署に貢献する手段を探ることで、結果的に自分の成長にもつながります。あるいは、秘書としての目標と部署の目標を分けて設定する選択肢もあります。いずれにせよ、目標が可視化されていて毎日向き合える内容であれば、秘書としてのやりがいが生み出されていくでしょう。

 

 

自分だけの目標設定でステップアップしよう!

秘書がよりレベルの高い仕事をこなせるようになるには目標設定が欠かせません。そして、目標には秘書自身の成長に直結するものと、所属部署の利益につながるものがあります。いずれを優先するか、あるいは両方とも追い求めるかは本人の考え方次第です。現状与えられた業務を整理したうえで、自分だけの目標を設定してみましょう。

 

 

 

 

 

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