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トランスアクトグループ

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2020-06-05 00:00:00
■「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」の指定を受けました

トランスアクトグループは、国税庁から 「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」 の指定を受けました。


2020-06-01 00:00:00
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秘書という言葉は誰もが一度は耳にしたことがあるでしょう。しかし、秘書が何をやる仕事なのかを具体的に説明できる人は、意外と少ないのではないでしょうか。秘書の仕事は多岐に渡るため、簡単には説明できません。また、秘書は身につけるべきスキルが数多くあり、奥の深い職業です。この記事では秘書の仕事内容と、どのような勉強をすればなれるのかを解説していきます。

 

 

■秘書とは上司の活躍を裏で支える仕事

秘書の種類はバラエティに富んでいます。その中でも、企業秘書、政治秘書、法律秘書、医療秘書などが有名です。上司が業務に集中できるような環境を作り出すため、雑務などを引き受けるのが秘書の役目となります。スケジュールを管理するのはもちろん、メールや電話対応、来客の出迎えなど、やるべきことは数多いです。出張に行く機会の多い上司であれば、旅券の手配や、宿泊施設の予約も担当することになります。資料作成やファイリング、仕事環境の整備なども秘書の仕事の一環です。情報の管理は特に重要で、上司にとって有益な情報をタイムリーに伝えるのは秘書の腕の見せどころとなります。

 

秘書としての仕事を全うするためには、さまざまなスキルが必要です。まずコミュニケーション能力は必須といえるでしょう。秘書はいろいろなタイプの人間と良好な関係を構築しなければなりません。その場しのぎの薄いコミュニケーション能力では、いつか限界がくるでしょう。関係者の顔と名前をしっかりと覚え、趣味や、得意分野などを考えた上で、会話をしていく必要があるのです。上司の仕事をスムーズにするために、先々のことを予測し、きめ細かい気配りができると、秘書としての評価は高まるでしょう。

 

 

■秘書を目指すために必要な勉強

秘書として働きたいのであれば、資格を取るのが有意義です。秘書検定やCBS検定などを持っていれば、秘書として身につけておくべきスキルやビジネスマナーを要していることの証明になります。資格は決して必須ではありませんが、持っていればアピールがしやすいのは確かでしょう。実務経験が乏しい人であっても、資格の勉強をしておけば、ある程度はカバーできるはずです。

 

また、情報処理能力についても問われる場面は多いです。Word、Excelなどは基本スキルとして使いこなせることが当然と考えておきましょう。使いこなせるだけでなく、ケアレスミスを起こさない慎重さを意識することも重要になります。上司が欲しい情報を瞬時に判断し、まとめる力があれば、より重宝される存在になれます。海外との関係が深い会社であれば、さらに語学力も身につける必要があるでしょう。語学力を磨きつつ、異文化を理解しようとする姿勢がとても大切になります。

 

 

■人との関わり合いの中で学ぶことが大事

秘書は上司が仕事に集中できる環境を作るために、雑務を全面的に対応するのが仕事です。そのためには上司の周りにいるさまざまな人と関わる必要があります。机の上で学習した内容だけで、秘書の実務を完璧にこなすのは難しいと言わざるを得ないでしょう。知識を実務に活かすためには実践が不可欠です。人と実際に関わった中で身につけたコミュニケーション能力や判断力が、秘書としてやっていくための糧となります。何から手をつけたらよいのかわからない人は、朝は笑顔で大きな声で挨拶することから始めてみましょう。当たり前のことに感じるかもしれませんが、意外と実践できていない人は多いものです。秘書はムードメーカーですので、明るい笑顔でいると、会社としての雰囲気も良好になります。

 

秘書は相手の気持ちを考えることが何よりも大事です。今、相手は何をしてほしいのか、どのようなことで困っているのか、それらを瞬時で見抜くにはさまざまな経験を積まなくてなりません。積極的に人とコミュニケーションを取り、自分の感性を磨いていくことが、一流の秘書になるための王道なのです。

 

 

 

 

 

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2020-05-20 00:00:00
■保存版!できる秘書のスケジュール管理術!失敗しない秘訣を徹底解説!

秘書が経営者や役員から任せられる業務の中で、もっとも重要なもののひとつが「スケジュール管理」です。わずかなミスすら許される業務ではないため、できる秘書はそれぞれにコツを踏まえながら向き合っています。この記事では、有能な秘書がスケジュール管理を徹底するために日々実践している心得について解説をしていきます。

 

 

1.秘書のメイン業務!スケジュール管理について

 

そもそも秘書の役割を一言で言い表せば「上司のサポート」となります。上司が抱えている雑務を引き受け、重要度の高い仕事に全力を傾けられる環境を作らなくてはなりません。そのために秘書がこなすべきさまざまな雑務の中でも、スケジュール管理は中心を担っているといえます。忙しい上司になれば、分刻みでスケジュールが進行していることも珍しくありません。役員や経営者の毎日は緻密なスケジュールによって動いています。そのため、秘書にとっては些細なミスも許されない大切な仕事です。

 

さらに、ミーティングの予定に合わせて会場を予約するなど、スケジュール管理から派生する仕事もたくさんあります。当然ながら、こうした仕事を統括するのも秘書の役目です。秘書はスケジュールに入っている予定を「打ち合わせ」「会食」などの種類に分けて、優先度を分類しなくてはなりません。そして、予定が被らないように調整したり、必要な書類や持ち物を用意したりと対応事項を処理していきます。また、ドレスコードや面会相手の素性など、細かい確認事項までチェックすることが必須です。

 

 

2.できる秘書のスケジュール管理法①

 

スキルのある秘書は雇用が決まった時点で、上司の性格や傾向を確認します。そして、その人にとってもっとも仕事のしやすいスケジュール調整を考えます。たとえば、予定の優先順位を整理するときなどは、上司の考えが分からないと効率的に行えません。性格や立場によって、優先的にこなしたい業務はまったく異なるからです。次に、スケジュールを闇雲に詰め込みすぎないことも大切です。新しい予定を組み込む際には、必ず前後の予定もチェックして余裕を持ちながら動けるように調整していきます。

 

情報共有も欠かせません。当日になってトラブルが起きないよう常に上司へ進捗を報告し、問題がないかを確認することが日々のタスクです。そのうえで、アポイントの日時などを社内システムに打ち込むときは、先方のメールをコピー&ペーストするのが基本です。タイプミスによる問題を避けられるので、事実誤認を前もって防げます。そして、最終版のスケジュールは手帳などの紙にも記入しておきます。パソコンのファイルと違い、紙のスケジュールはうっかり更新される可能性がないからです。

 

 

3.できる秘書のスケジュール管理法②

 

秘書のスケジュール管理において、もっとも大事ともいえるのは確認作業です。予定の調整が終わった後、最終確認を徹底することでトラブルを回避できます。とにかく、予定を二重にも三重にもチェックしてミスを洗い出さなくてはなりません。忙しい中で組んだスケジュールには見落としが生まれやすくなります。必要な予定が無理なく収まっているかを何度も見るようにします。

 

具体的な方法として、紙のスケジュール表とオンライン上のスケジュール表を照らし合わせることが基本です。もしも不一致があればメールなどをさかのぼり、どちらが間違っているのかを突き止めます。オンラインに関しては全てのスケジュールを個々に開いて、コピーした元と変わっていないかを調べます。こうした確認作業は、秘書ならば毎日の義務です。朝のうちにその日から2日後までのチェックを済ませておきます。そのほか、月曜日には今週と翌週の予定を、月末には翌月全体の予定を見渡すことが必須です。

 

 

スケジュール管理は入念なチェックがカギ!

 

秘書を雇う経営者、役員は厳密なスケジュール管理を求めています。予定が多くなれば、記憶に頼って管理するのはまず不可能です。オンラインと紙の二重でスケジュールを管理し、毎日間違いがないかチェックします。そして、スケジュール管理を失敗しないためには、常に上司の意図を察しながら先回りして仕事をすることが大事です。

 

 

 

 

 

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2020-05-15 00:00:00

「日本が誇るビジネス大賞」に弊社情報が掲載されました。優れた技術や特殊な技能を持っている専門家、アイデアが面白い暮らしに役立つ評判のアイテム。誰もが食べたくなる魅惑の食品や癒しのスポットなど、日本全国から地元や世間で評判の情報、全250件を掲載。amazonにて販売中。

 

 

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2020-05-10 00:00:00
■起業後に経営者が感じている3つの悩みとは!解決策もあわせて紹介

夢だった起業をしても、経営者は企業を発展させる中で悩みにぶつかることがあります。起業後に他の経営者がどのようなことで悩んでいるのか知りたい人も多いでしょう。経営者が抱きやすい悩みの種類を知っておけば、解決のための糸口を見つけられるかもしれません。この記事では、起業後に経営者が感じている悩みと解決策について解説していきます。

 

 

1.経営者の悩み①経営資金や売り上げに関する問題

 

経営者が抱きやすい悩みとして、まずは売り上げが思い描いていたように上がらないという問題があります。売り上げが減少したり伸びていかない場合は、事業内容やマーケティングを見直す必要があります。ターゲットとしている市場は合っているか、需要はきちんと見込めているかなどを見直しましょう。また、会社を成長発展させていくためには、売り上げも大事ですが利益を増やすという観点で考えることも大切です。コストを下げたり、粗利を増やしたりすることができないかを見直してみるのも有効でしょう。

 

当初の計画よりもコストが発生しすぎているという点も経営者の悩みの種となります。まずは何にコストがかかっているのかを徹底的に調査して、分析する必要があるでしょう。社内で手間やコストがかかりすぎている作業はアウトソーシングで専門の業者に依頼したり、ペーパーレス化で固定費改善の策を実施するなどの対策が可能です。その際、社員のモチベーションが下がったり、売っているサービスや商品の質が下がって顧客満足度が低下するようなコスト削減政策とならないように注意しましょう。

 

資金繰りも経営者に頻発する悩みです。まずは実態を把握し、取引先に支払い納期を延期してもらったり、お客様に入金を早めてもらえないかきいてみたりするのも改善策の1つです。または、ファクタリングという融資制度を利用すれば、売掛金を担保に融資してもらうことが可能になります。

 

 

2.経営者の悩み②人や組織に関する問題

 

経営者は、思うように優秀な人材が確保できずに悩む場合も多いでしょう。少子化に伴い労働人口が減る一方で、企業の人材獲得競争は激化しています。起業したばかりや歴史の浅い企業だと思うような人材が集まらず、採用コストがかさんでしまうことがあります。

 

従業員が優秀な仕事をすれば、企業としての価値が上がっていくでしょう。従業員の教育は優先的に行い、考え方や価値観を社内で共有できるようにすることが大切です。学歴や能力だけでなく、伸びしろを考えたポテンシャルや人柄など、人間性も重視した採用を行うようにしましょう。

 

社内がどうしても人手不足の場合は、派遣などのアウトソーシングの利用を検討することも可能です。従業員育成は重要ですがコストと時間がかかります。すぐにでも人手が欲しいという状況では、すでに専門性があり優秀な人材をアウトソーシングするのも手です。

 

 

3.経営者の悩み③業務推進に関する問題

 

業務効率が悪く改善されない点も経営者の悩みになりがちです。また、社内のノウハウがなかなか継承されないといった点も問題となることが多いでしょう。このような場合は、人事配置が理想的な形になっているか見直す必要があります。適材適所が実現できているか、分析してみましょう。社員面談を実行したり人事専門のコンサルタントに相談したりして改善することも可能です。

 

事務作業のクラウド化を検討してみるのもよいでしょう。社員ひとりひとりの作業効率が上がったり、社員同士でのデータの共有や配信・保管などのスピードが大幅に上がります。また、業務を体系化してクラウド上にマニュアルを共有すれば、新しい社員や異動してきた社員でも簡単に業務をこなすことができます。

 

社内の命令指示系統も整理が必要になっていないか見直す価値はあります。経営者の意思決定や方針がスムーズに社内に行き渡り実践に移せる形態になっているでしょうか。

 

その他には、需要や事業計画に応じて新規業務の部門を創設する必要はないか、あるいは不要業務部門を他の部署と統合したり縮小する必要はないかなどの分析をすると、業務の効率化を実現できる可能性があります。

 

 

そもそも悩みに向き合える時間が確保できているか見直そう

 

経営者になると、企業を成長させていくために大きなものから小さなものまで悩みは尽きません。多大な時間をかけて考える必要があるものも多いでしょう。運転手派遣や秘書派遣などのスペシャリストをアウトソーシングで取り入れ、業務効率を上げて経営に集中して向き合う時間を増やすこともおすすめです。トランスアクトグループでは優秀な役員運転手や役員秘書を派遣し、ビジネス発展のサポートをしてくれます。

 

 

 

 

 

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