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トランスアクトグループ|TransACT Group

トランスアクトグループ

最新情報

2020-06-15 00:00:00

トランスアクトグループのオリジナルグッズを多数取り扱っています。ここでしか購入できない希少なコラボグッズもありますので、是非ご覧ください。

 

 

 

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【TranACT Group Official Shop】


2020-06-10 00:00:00
■なかなか分かってもらえない社長の3つの大変さ!解消方法は?

社長は会社のトップであり、自分の裁量で会社を動かすことができます。上司の顔色をうかがう必要もなく、社会的にも一目置かれる立場です。新入社員の頃、自分も頑張って仕事をして、いつか社長になりたいと志を持った人も少なくないでしょう。しかし、社長には重い責任があり、測り知れないプレッシャーがあるのです。社長という立場が大変で辛いと感じている方に向けて、どうすれば打破できるのかを紹介します。

 

 

1.多くの社長が感じている大変さ

 

会社のトップである社長は、社内で起きるすべてのことに対する責任を負うだけでなく、従業員たちの家族や人生、さらに取引先に対する責任も担う立場にあります。会社を存続させるための戦略や資金繰りも社長の重要な仕事です。社長は片時も気が休まることがなく、プレッシャーは並大抵ではありません。多くの社長が感じている大変さについて紹介します。

 

1-1.失敗の許されない「責任の重さ」

 

同じ会社にいても、社長と社員は抱えている責任の重さが違います。社長は会社のトップとして、会社内のすべてに対する責任を負い、会社を存続させるために売り上げを上げ続けていかなければなりません。さらに、社長には会社の現在だけでなく、未来を見据えた経営が求められています。すべての最終判断は社長が下さなければなりませんが、判断を誤れば会社の運命が変わってしまうため、失敗は許されません。社長は、常にプレッシャーに晒されているのです。

 

1-2.資金繰りで頭がいっぱい「お金の重さ」

 

会社は大きな売り上げがあるときばかりではありません。会社の経営自体に問題がなくても、社会情勢や災害などによって売り上げが落ちる時もあります。しかし、売り上げがあろうとなかろうと、社長は社員に給与を払わなければなりません。資金に余裕がなく、安定収入がない会社は少しの環境の変化で倒産する可能性もあります。雇用を守るためにいかにして継続的に利益を得るか、環境の変化にいかに対応すべきかを考えるのは社長の仕事です。多くの社長の頭は常に資金繰りでいっぱいです。

 

1-3.どう思われてるのか不安「従業員の目」

 

社長は孤独な立場です。社員同士は仕事が大変な時は、助け合うこともできますし、そうすることで連帯感も生まれます。しかし、社長は一人です。社員同士だった頃には心を許せた仲間でも、立場が変わると関係が変わることもあります。社長の気持ちは社長になった人にしか理解できないものです。社長も時には辛さを分かち合いたい、愚痴を言いたいと思うこともあるでしょうが、立場上、迂闊なことは口にできません。社長の言動が、社員の誤解を招いてしまう可能性もあるからです。社員との距離が離れると、社長自身が思っていることをくみ取れず、すれ違いがおき白い目で見られる場合もあります。

 

たとえ社員に理解してもらえなくても、社長は社員をまとめ、社員の気持ちを汲み取る努力をしなければなりません。時には社員の理解が得られず、嫌悪されることがあるかもしれません。社長である以上、社員に嫌われてでも会社を守るために辛い決断をする覚悟が必要です。

 

 

2.大変さを解消するには「社長としての自分の仕事に集中する」

 

社長は常に孤独感と不安感に苛まれています。自分の判断が正しかったかどうか、ほかにもっと良い方法があったのではないかと考えてしまうと眠れなくなることもあります。資金繰りが上手くいかなかったら会社が倒産するかもしれない、というプレッシャーに押しつぶされそうになっている社長も少なくありません。しかし、いろいろ考えても不安はつきないものです。起きてもいない危機についてあれこれ考えるのはエネルギーの浪費です。社長としてすべき仕事にのみ集中することこそが、不安を払拭し、会社を良い方向に向かわせる最善の方法です。

 

 

自分が何をすべきか整理して自分の仕事にだけ集中

 

社長は、社長にしかできない仕事に全力を尽くすことが肝心です。まずは、社長として果たすべき仕事を整理することをおすすめします。仕事に集中するために、業務を効率化することも大切です。移動は体力を消耗せずに、相手先の情報収集や会談の準備に充てる、あるいは移動時間につかの間の休息を取ることも業務の効率化につながります。ベストパフォーマンスのために、運転手や秘書を雇ってみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2020-06-05 00:00:00
■「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」の指定を受けました

トランスアクトグループは、国税庁から 「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」 の指定を受けました。


2020-06-01 00:00:00
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秘書という言葉は誰もが一度は耳にしたことがあるでしょう。しかし、秘書が何をやる仕事なのかを具体的に説明できる人は、意外と少ないのではないでしょうか。秘書の仕事は多岐に渡るため、簡単には説明できません。また、秘書は身につけるべきスキルが数多くあり、奥の深い職業です。この記事では秘書の仕事内容と、どのような勉強をすればなれるのかを解説していきます。

 

 

■秘書とは上司の活躍を裏で支える仕事

秘書の種類はバラエティに富んでいます。その中でも、企業秘書、政治秘書、法律秘書、医療秘書などが有名です。上司が業務に集中できるような環境を作り出すため、雑務などを引き受けるのが秘書の役目となります。スケジュールを管理するのはもちろん、メールや電話対応、来客の出迎えなど、やるべきことは数多いです。出張に行く機会の多い上司であれば、旅券の手配や、宿泊施設の予約も担当することになります。資料作成やファイリング、仕事環境の整備なども秘書の仕事の一環です。情報の管理は特に重要で、上司にとって有益な情報をタイムリーに伝えるのは秘書の腕の見せどころとなります。

 

秘書としての仕事を全うするためには、さまざまなスキルが必要です。まずコミュニケーション能力は必須といえるでしょう。秘書はいろいろなタイプの人間と良好な関係を構築しなければなりません。その場しのぎの薄いコミュニケーション能力では、いつか限界がくるでしょう。関係者の顔と名前をしっかりと覚え、趣味や、得意分野などを考えた上で、会話をしていく必要があるのです。上司の仕事をスムーズにするために、先々のことを予測し、きめ細かい気配りができると、秘書としての評価は高まるでしょう。

 

 

■秘書を目指すために必要な勉強

秘書として働きたいのであれば、資格を取るのが有意義です。秘書検定やCBS検定などを持っていれば、秘書として身につけておくべきスキルやビジネスマナーを要していることの証明になります。資格は決して必須ではありませんが、持っていればアピールがしやすいのは確かでしょう。実務経験が乏しい人であっても、資格の勉強をしておけば、ある程度はカバーできるはずです。

 

また、情報処理能力についても問われる場面は多いです。Word、Excelなどは基本スキルとして使いこなせることが当然と考えておきましょう。使いこなせるだけでなく、ケアレスミスを起こさない慎重さを意識することも重要になります。上司が欲しい情報を瞬時に判断し、まとめる力があれば、より重宝される存在になれます。海外との関係が深い会社であれば、さらに語学力も身につける必要があるでしょう。語学力を磨きつつ、異文化を理解しようとする姿勢がとても大切になります。

 

 

■人との関わり合いの中で学ぶことが大事

秘書は上司が仕事に集中できる環境を作るために、雑務を全面的に対応するのが仕事です。そのためには上司の周りにいるさまざまな人と関わる必要があります。机の上で学習した内容だけで、秘書の実務を完璧にこなすのは難しいと言わざるを得ないでしょう。知識を実務に活かすためには実践が不可欠です。人と実際に関わった中で身につけたコミュニケーション能力や判断力が、秘書としてやっていくための糧となります。何から手をつけたらよいのかわからない人は、朝は笑顔で大きな声で挨拶することから始めてみましょう。当たり前のことに感じるかもしれませんが、意外と実践できていない人は多いものです。秘書はムードメーカーですので、明るい笑顔でいると、会社としての雰囲気も良好になります。

 

秘書は相手の気持ちを考えることが何よりも大事です。今、相手は何をしてほしいのか、どのようなことで困っているのか、それらを瞬時で見抜くにはさまざまな経験を積まなくてなりません。積極的に人とコミュニケーションを取り、自分の感性を磨いていくことが、一流の秘書になるための王道なのです。

 

 

 

 

 

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2020-05-20 00:00:00
■保存版!できる秘書のスケジュール管理術!失敗しない秘訣を徹底解説!

秘書が経営者や役員から任せられる業務の中で、もっとも重要なもののひとつが「スケジュール管理」です。わずかなミスすら許される業務ではないため、できる秘書はそれぞれにコツを踏まえながら向き合っています。この記事では、有能な秘書がスケジュール管理を徹底するために日々実践している心得について解説をしていきます。

 

 

 1.秘書とは?

秘書とは、役員などの重要なポストに就いている上司が重要な業務に集中できるように、細々とした業務を処理してサポートする仕事です。秘書の代表的な業務は上司のスケジュール管理ですが、その他にも、電話や来客の対応、文書作成、出張の手配など、こなさなくてはならない業務は多岐にわたります。秘書の業務はすべて上司のサポートが目的なので、上司との相性が重要です。求められていることを的確に把握し、上司が働きやすいように支える必要があります。

 

 2.秘書に必要なスキル

秘書が身に付けておくべきスキルとしては、一般常識やビジネスマナー、書類作成能力、パソコンスキルなどが挙げられます。

まず、笑顔でのあいさつや冠婚葬祭のマナーなど、一般常識が備わっていなければ秘書は務まりません。身だしなみや言葉遣いにも気を配ることで、上司に余計な恥をかかせずに済みます。また、上司の時間を無駄にしないために、伝えるべきことを簡潔にまとめる報告能力や、先を読んで前もって準備しておく気配りなどが求められるでしょう。

次に、秘書は上司の代わりにメールの返信をしたり、案内状を作成したりすることがあります。そのため、ビジネス文書の書き方を習得している必要があるでしょう。特に、社外に向けた文書を作るときは適切な言葉遣いを心がけなくてはなりません。重要な情報のみを選別して上司に伝達するのも秘書の業務なので、素早く情報を処理するためのパソコンスキルも必須です。Excelなどの基本的な操作方法やタイピングなどは最低限身に付けておきましょう。

 

 3.秘書に向いている人の特徴

秘書に向いている人にはいくつかの特徴があります。まず、コミュニケーション能力が高いことが挙げられるでしょう。秘書の業務では、上司だけでなく取引先や他部署の社員など、さまざまな人と関わることになります。秘書が高いコミュニケーション能力を備えていれば、人間関係が円滑になって上司の働きやすさも向上するでしょう。上司に伝えるべきことを正確に伝えるうえでも重要なスキルです。

次に、気配りができる人も秘書に向いています。上司の仕事を陰ながら支える秘書にとって、気配りや気遣いは欠かせない要素です。上司が何を求めているのかを察知し、先回りして用意ができる秘書は会社から大事にされるでしょう。また、細かな業務を丁寧にこなせる几帳面さが備わっている人も秘書に向いています。スケジュール管理などで秘書がミスをすると、上司の業務効率を低下させることになるためです。その他、自分が主役になりたがるのではなく、サポートに徹することができるのも、秘書を目指すうえでは重要なポイントです。

 

4.秘書のメイン業務!スケジュール管理について

そもそも秘書の役割を一言で言い表せば「上司のサポート」となります。上司が抱えている雑務を引き受け、重要度の高い仕事に全力を傾けられる環境を作らなくてはなりません。そのために秘書がこなすべきさまざまな雑務の中でも、スケジュール管理は中心を担っているといえます。忙しい上司になれば、分刻みでスケジュールが進行していることも珍しくありません。役員や経営者の毎日は緻密なスケジュールによって動いています。そのため、秘書にとっては些細なミスも許されない大切な仕事です。

さらに、ミーティングの予定に合わせて会場を予約するなど、スケジュール管理から派生する仕事もたくさんあります。当然ながら、こうした仕事を統括するのも秘書の役目です。秘書はスケジュールに入っている予定を「打ち合わせ」「会食」などの種類に分けて、優先度を分類しなくてはなりません。そして、予定が被らないように調整したり、必要な書類や持ち物を用意したりと対応事項を処理していきます。また、ドレスコードや面会相手の素性など、細かい確認事項までチェックすることが必須です。

 

5.できる秘書のスケジュール管理法①

スキルのある秘書は雇用が決まった時点で、上司の性格や傾向を確認します。そして、その人にとってもっとも仕事のしやすいスケジュール調整を考えます。たとえば、予定の優先順位を整理するときなどは、上司の考えが分からないと効率的に行えません。性格や立場によって、優先的にこなしたい業務はまったく異なるからです。次に、スケジュールを闇雲に詰め込みすぎないことも大切です。新しい予定を組み込む際には、必ず前後の予定もチェックして余裕を持ちながら動けるように調整していきます。

情報共有も欠かせません。当日になってトラブルが起きないよう常に上司へ進捗を報告し、問題がないかを確認することが日々のタスクです。そのうえで、アポイントの日時などを社内システムに打ち込むときは、先方のメールをコピー&ペーストするのが基本です。タイプミスによる問題を避けられるので、事実誤認を前もって防げます。そして、最終版のスケジュールは手帳などの紙にも記入しておきます。パソコンのファイルと違い、紙のスケジュールはうっかり更新される可能性がないからです。

 

6.できる秘書のスケジュール管理法②

秘書のスケジュール管理において、もっとも大事ともいえるのは確認作業です。予定の調整が終わった後、最終確認を徹底することでトラブルを回避できます。とにかく、予定を二重にも三重にもチェックしてミスを洗い出さなくてはなりません。忙しい中で組んだスケジュールには見落としが生まれやすくなります。必要な予定が無理なく収まっているかを何度も見るようにします。

具体的な方法として、紙のスケジュール表とオンライン上のスケジュール表を照らし合わせることが基本です。もしも不一致があればメールなどをさかのぼり、どちらが間違っているのかを突き止めます。オンラインに関しては全てのスケジュールを個々に開いて、コピーした元と変わっていないかを調べます。こうした確認作業は、秘書ならば毎日の義務です。朝のうちにその日から2日後までのチェックを済ませておきます。そのほか、月曜日には今週と翌週の予定を、月末には翌月全体の予定を見渡すことが必須です。

 

 7.スケジュール管理に役立つテクニック

いくつかのテクニックを押さえておくと、上司のスケジュール管理におけるミスが生じにくくなります。まず、スケジュールを管理するうえで特に気を付けたいのが予定の見落としです。重要な業務を上司に伝達し忘れると、信頼を失うだけでなく企業の大きな損失にもつながります。そのため、手帳などでスケジュール管理をしている場合、優先度の高い予定は蛍光ペンでマーキングして見落とさないようにしておきましょう。また、完了したタスクは塗りつぶしておけば間違える心配がなくなります。

手帳だけでなく、スマートフォンのアプリをスケジュール管理に活用するのも便利な方法です。カレンダーアプリなどで登録したスケジュールを上司と共有していれば、出張などでお互いが離れた場所にいるときも迅速に予定が確認できます。そして、多くのカレンダーアプリでは「リマインダー機能」が使えます。リマインダー機能を使えば予定が始まる前に通知してくれるため、重要度が高いタスクの見落とし防止に効果的です。

 

 8.できる秘書の仕事術

最後に、できる秘書が実践している仕事術について紹介します。カリスマ秘書が重視している仕事のポイントを押さえ、上司に信頼されるできる秘書を目指しましょう。

まず、顧客とのコミュニケーションや、些細な仕事を大切にする姿勢が秘書にとっては大切です。顧客と直接会い、丁寧なコミュニケーションを心がけることで、メールやチャットからはわからない変化にも気付くことができます。小さな変化への気配りを通して、人間関係をより円滑にできるのではないでしょうか。また、お茶出しのように一見地味な仕事でも、上司や顧客の様子を知る機会として大切にする必要があります。

次に、できる秘書は自分がどう見られているのかを常に気遣っています。秘書のマナーや身だしなみが悪いと、上司の印象も悪くなりかねません。周りの人に良くない印象を与えないためにも、常に謙虚な姿勢で上品な所作を心がけてください。そして、秘書は1歩先を考えながら行動することも大切です。上司の考えていることを読み取り、想像力を働かせながらサポートするようにしましょう。

 

 

■スケジュール管理は入念なチェックがカギ!

秘書を雇う経営者、役員は厳密なスケジュール管理を求めています。予定が多くなれば、記憶に頼って管理するのはまず不可能です。オンラインと紙の二重でスケジュールを管理し、毎日間違いがないかチェックします。そして、スケジュール管理を失敗しないためには、常に上司の意図を察しながら先回りして仕事をすることが大事です。

 

 

 

 

 

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