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2021 / 04 / 05
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■<4月コラム>秘書検定は持っていて損はない!資格を活かせる場面とは?

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秘書検定は秘書を目指している人はもちろん、就職活動を控えている学生や社会人からも注目を集めている検定です。しかし、なぜ秘書になる予定がないのに秘書検定を受ける人がいるのか、不思議に思っている人もいるでしょう。秘書検定では主に一般常識やビジネスマナーを問われるため、取得しておくと就職や転職をする際に役立つことが多いのです。ここでは秘書検定の試験内容や、資格を活かせる場面などを紹介します。

 

 

■秘書検定で問われるのは一般常識とビジネスマナー

秘書検定とは、公益財団法人「実務技能検定協会」が認定する民間資格です。円滑に仕事を行う上で必要な一般常識やビジネスマナーが問われます。たとえば、電話応対や接遇のマナー、ビジネス文書作成の方法など、実際に秘書として働くときに役立つマナーの他、冠婚葬祭のマナーなど男女問わず社会人として身につけておくべき内容について出題されるのです。ただし、秘書検定は必ずしも秘書を目指している人や、秘書として働いている人だけが受けるものではありません。就職活動を控えた学生や、一般常識やマナーについて学び直したい社会人も受験しています。

正しい敬語やマナーを身につけることで、社会人として自信をもって働くことができるのも、秘書検定を受けるメリットのひとつです。学生のうちに検定を受けておけば、就職活動での印象もよくなるでしょう。受験者は大学生がもっとも多く、受験者全体の約37%を占めています。次に多いのが高校生で約22%です。その他の専門学校などの学生が約11%、短大生が6%と、学生の受験者は全体の8割程度に及びます。会社員の受験者は受験者全体の約15%で、その中でも秘書として働いている会社員は1.5%です。

 

■取得級によって使える場面が異なる

秘書検定には4つの級があります。もっとも難易度が低いのは3級で、2級、準1級、1級と難易度が上がっていきます。3級は社会人なら身につけておくべき基本的な一般常識を問われる級です。手紙の書き方や冠婚葬祭のマナーについて勉強する必要があり、日常生活で活かせる場面も多いでしょう。高校生の受験者が多い級です。2級は3級よりも少しシチュエーションが複雑になり、上司のサポートや効率のよい仕事の方法について問われることもあります。就職活動を控えた大学生や社会人の受験者も多く、1~2カ月を目安に勉強すれば、独学でも合格する可能性は十分にあるでしょう。

就職や転職の際に武器になるのは、準1級もしくは1級です。準1級以上の試験は、筆記試験だけではなくロールプレイング形式の面接もあります。試験の内容は、上司や後輩から相談を受けたときの対応や、上司が動きやすいよう先を読んでサポートする方法など、秘書としての能力を求められるものが多いです。1級も準1級も、秘書として働くにあたり不可欠というわけではありません。しかし、取得しておけば、秘書としてのスキルをアピールする際に役立つでしょう。

 

 ■秘書検定の合格率は級が上がるほど低くなる

秘書検定は級が上がるほど難易度が高くなるため、合格率も下がっていきます。令和元年に行われた第119回の秘書検定では、3級は受験者の52.5%が、2級は48.9%が合格しました。そして、準1級の合格率は44.1%、1級は25.3%と続いています。これらの数字を見れば、級が上がるほど合格も難しくなっていくことがわかるのではないでしょうか。3級から準1級までの合格率は50%前後で推移していますが、1級は受験者の4人に1人ほどしか合格できない結果となっています。

 

 ■秘書検定に合格するメリット

秘書検定に合格するメリットとしては、好印象を与えられることや、ビジネスマナーが身につくことなどが挙げられます。秘書検定は一般常識やビジネスマナーの習熟度を試すための検定です。つまり、秘書検定に合格していることは社会で必要な知識が身についていることを意味し、就職活動や転職活動の選考時に好印象を与えられるのです。

また、秘書検定では上司や同僚にストレスを与えないための心構えなどについても勉強します。社内の人間関係を良好に保つうえで役に立つ資格であり、秘書検定に合格している人材には「会社の雰囲気を良くしてくれるのではないか」という期待が寄せられます。このように、好印象を与えられる分、選考にも通過しやすくなるのです。

 

 ■履歴書に秘書検定を記載するときの注意点

就職活動などで履歴書に秘書検定を記載するときは、書き方に注意する必要があります。まず、秘書検定は国家資格ではないため、「取得」とは書かずに「合格」と書くようにしましょう。「秘書技能検定○級合格」などと記載しておけば問題ありません。

また、秘書検定は何級からでも履歴書に記載できます。先述のとおり、基本的に企業から評価されるのは準1級または1級です。そのため、2級や3級を記載することが就職の役に立つとは限りませんが、書いていけないという決まりはありません。

 

 ■秘書検定では勉強方法も重要

秘書検定を受けるときは、自分に合った勉強方法を選ぶことも重要です。1つの目安として、2級合格のための勉強時間は30~50時間程度だといわれています。1日1時間勉強するのであれば、試験前に1~2カ月ほどの期間を設ける必要があるでしょう。3級も試験内容は2級とほとんど同じなので、同程度の勉強時間が必要となります。

秘書検定の勉強方法は主に2通りで、参考書で独学する方法と通信講座を利用する方法です。難易度の低い3級や2級は、参考書を活用しながらの独学でも受かりやすいでしょう。一方、難易度の高い準1級や1級は通信講座を利用して勉強を進めるのがおすすめです。準1級や1級ではロールプレイング形式の面接が行われるため、独学では対策が難しいという理由もあります。

 

 ■秘書検定を受ける人におすすめの参考書

ここでは、秘書検定を独学で受けようと考えている人におすすめの参考書を2冊紹介します。

まず紹介するのが、「秘書検定実問題集2級2020年度版」です。この本は、公益財団法人実務技能検定協会が編集している、唯一の公式過去問題集です。2018年2月から2019年11月までに実施された試験6回分の内容が収録されており、実際の過去問から出題傾向を把握することができます。丁寧な解説で理解を深められるだけでなく、学習の目安となる難易度ランクが付けられているのもうれしいポイントです。その他、秘書検定の理念や申し込みの流れ、審査基準などについても解説されています。

次に紹介するのが「改定2版 出る順問題集 秘書検定準1級に面白いほど受かる本」です。豊富な練習問題が収録されており、この1冊だけで秘書検定準1級の対策ができます。筆記試験だけでなく面接試験の対策方法も解説されているので、通信講座を利用したくない人はこの参考書を活用すると良いでしょう。

 

■ビジネス以外にも活かせる場は多い

秘書検定で問われる内容は、一般常識やビジネスマナーなど、社会人として身につけておきたいことが中心です。秘書を目指していなくても、勉強しておけばビジネスの場で役立つでしょう。ビジネスマナーに限らず、敬語の使い方やお礼状の書き方、冠婚葬祭のマナーなどは、日常生活でも活かせる場面が多いです。また、秘書検定を通して勉強できるのは、常識やマナーだけではありません。たとえ言葉遣いやマナーが完璧でも、表情が強張っていたり、話し方が冷たかったりすると、一緒に仕事がしたいと思ってもらうのは難しいでしょう。

人柄のよさとは、表情や態度、振る舞い、言葉遣い、話し方などの要素によって印象づけられるものです。社会人としてのマナーがしっかりと身についている人や、細やかな気配りができる人であれば、安心して仕事を任せられます。社内外で良好な人間関係を築けることは、秘書に限らず、どのような職種でも求められる能力です。就職活動や転職活動を始めたい人や、社会人として自信をつけたいという人は、資格の取得を考えてみるのもよいでしょう。

 

 

 

 

 

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