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2019-06-20 00:00:00
■秘書必見!目標設定の仕方!知っておきたい設定のコツを伝授します!

売上などの数値化されたノルマがないため、目標設定の必要性が分かっていない秘書もいるでしょう。しかし、1人の社会人として成長を続けていくには目標設定が欠かせません。適切な目標があれば日々のモチベーションも高まります。この記事では、秘書が仕事の目標設定を行う重要性と具体的な方法について解説していきます。

 

 

1.なぜ目標設定が必要なの?

 

秘書が業務目標を設定すると、仕事の指針がはっきりします。自分に不足しているスキル、意識が判明するので達成に向けた行動計画を作成しやすくなるのです。業務目標と行動計画を細かく設定すれば、仕事中の真剣さにつながります。目の前の業務がいかに重要かを実感しながら働けるので、職業人として成長していけるでしょう。また、業務目標はモチベーションを生み出す原動力にもなりえます。与えられた仕事をこなすだけではなく、自ら積極的に働いて目標へと近づくためのアクションを起こすようになるからです。

 

目標がある秘書は、失敗や実力不足も前向きに捉えられます。仮に目標が達成できなくても、「それならば今度はどうするか」とポジティブシンキングに切り替えられます。そして、過去の失敗から学びを得て、今後の改善点を見出すことが可能です。何より、目標設定とは「なりたい自分」を形にすることです。理想像に近づくため、目標設定は欠かせない行為といえるでしょう。

 

 

2.秘書のための目標設定方法・具体例!

 

目標を設定するには、「目標項目」「達成基準」「期限」「計画」の4つが核となります。どのような項目について、何を達成とするのかをはっきりさせましょう。そのために、「いつまでに達成する」と決めて、逆算したうえで具体的な計画に落とし込んでいきます。ただし、期限までの間が長すぎると、現実的なイメージができません。長期目標を達成するためには、短期目標で細かく区切るのがコツといえます。

 

なお、目標のテーマは主に3パターンです。1つ目は「これまで行ってきた仕事の改善と向上」、2つ目は「これまで通りの内容を維持」することです。そして、3つ目は「新機軸の開発」となります。これらのテーマが盛り込まれている目標は、秘書にとって成し遂げることが可視化できているといえるでしょう。

 

目標設定の例としては、「うっかりミスをなくす」「作業をより効率化する」などが挙げられます。これらの意識は、上司を的確にサポートするうえで不可欠です。また、「業務マニュアルを作ってスムーズに仕事をする」のも立派な目標です。そのうえで、日々内容を更新していくことも大切です。「資格取得」「マナーや礼儀作法を身につける」なども、さらなるレベルの仕事に対応するためには肝心な目標でしょう。ただ、これらはあくまで参考なので、秘書自身が能力や職場に応じて目標を考えることが大前提です。

 

 

3.よりよい目標設定のためのコツは?

 

最初に現在の業務を振り返っていきましょう。目標は闇雲に立てればよいものではなく、自分が担っている仕事の中で成長を促すものであることが重要です。また、高すぎたり低すぎたりする目標も努力するうえでの手応えを感じづらくなります。低い目標をいくつか達成して高い目標に辿りつけるのが理想です。また、「2時間かかっている仕事を1時間で終わらせる」など、目標は定量的な内容にすることが大事です。目標が数値化されていれば、具体的に取り組みやすくなります。

 

そのほか、「秘書としての成長」よりも「所属部署の業務改善」に主軸を置いて目標を立てるのもひとつの方法です。部署に貢献する手段を探ることで、結果的に自分の成長にもつながります。あるいは、秘書としての目標と部署の目標を分けて設定する選択肢もあります。いずれにせよ、目標が可視化されていて毎日向き合える内容であれば、秘書としてのやりがいが生み出されていくでしょう。

 

 

自分だけの目標設定でステップアップしよう!

 

秘書がよりレベルの高い仕事をこなせるようになるには目標設定が欠かせません。そして、目標には秘書自身の成長に直結するものと、所属部署の利益につながるものがあります。いずれを優先するか、あるいは両方とも追い求めるかは本人の考え方次第です。現状与えられた業務を整理したうえで、自分だけの目標を設定してみましょう。

 

 

 

 

 

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2019-06-15 00:00:00

トランスアクトグループのオリジナルグッズを多数取り扱っています。ここでしか購入できない希少なコラボグッズもありますので、是非ご覧ください。

 

 

 

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2019-06-10 00:00:00
■なかなか分かってもらえない社長の3つの大変さ!解消方法は?

社長は会社のトップであり、自分の裁量で会社を動かすことができます。上司の顔色をうかがう必要もなく、社会的にも一目置かれる立場です。新入社員の頃、自分も頑張って仕事をして、いつか社長になりたいと志を持った人も少なくないでしょう。しかし、社長には重い責任があり、測り知れないプレッシャーがあるのです。社長という立場が大変で辛いと感じている方に向けて、どうすれば打破できるのかを紹介します。

 

 

1.多くの社長が感じている大変さ

 

会社のトップである社長は、社内で起きるすべてのことに対する責任を負うだけでなく、従業員たちの家族や人生、さらに取引先に対する責任も担う立場にあります。会社を存続させるための戦略や資金繰りも社長の重要な仕事です。社長は片時も気が休まることがなく、プレッシャーは並大抵ではありません。多くの社長が感じている大変さについて紹介します。

 

1-1.失敗の許されない「責任の重さ」

 

同じ会社にいても、社長と社員は抱えている責任の重さが違います。社長は会社のトップとして、会社内のすべてに対する責任を負い、会社を存続させるために売り上げを上げ続けていかなければなりません。さらに、社長には会社の現在だけでなく、未来を見据えた経営が求められています。すべての最終判断は社長が下さなければなりませんが、判断を誤れば会社の運命が変わってしまうため、失敗は許されません。社長は、常にプレッシャーに晒されているのです。

 

1-2.資金繰りで頭がいっぱい「お金の重さ」

 

会社は大きな売り上げがあるときばかりではありません。会社の経営自体に問題がなくても、社会情勢や災害などによって売り上げが落ちる時もあります。しかし、売り上げがあろうとなかろうと、社長は社員に給与を払わなければなりません。資金に余裕がなく、安定収入がない会社は少しの環境の変化で倒産する可能性もあります。雇用を守るためにいかにして継続的に利益を得るか、環境の変化にいかに対応すべきかを考えるのは社長の仕事です。多くの社長の頭は常に資金繰りでいっぱいです。

 

1-3.どう思われてるのか不安「従業員の目」

 

社長は孤独な立場です。社員同士は仕事が大変な時は、助け合うこともできますし、そうすることで連帯感も生まれます。しかし、社長は一人です。社員同士だった頃には心を許せた仲間でも、立場が変わると関係が変わることもあります。社長の気持ちは社長になった人にしか理解できないものです。社長も時には辛さを分かち合いたい、愚痴を言いたいと思うこともあるでしょうが、立場上、迂闊なことは口にできません。社長の言動が、社員の誤解を招いてしまう可能性もあるからです。社員との距離が離れると、社長自身が思っていることをくみ取れず、すれ違いがおき白い目で見られる場合もあります。

 

たとえ社員に理解してもらえなくても、社長は社員をまとめ、社員の気持ちを汲み取る努力をしなければなりません。時には社員の理解が得られず、嫌悪されることがあるかもしれません。社長である以上、社員に嫌われてでも会社を守るために辛い決断をする覚悟が必要です。

 

 

2.大変さを解消するには「社長としての自分の仕事に集中する」

 

社長は常に孤独感と不安感に苛まれています。自分の判断が正しかったかどうか、ほかにもっと良い方法があったのではないかと考えてしまうと眠れなくなることもあります。資金繰りが上手くいかなかったら会社が倒産するかもしれない、というプレッシャーに押しつぶされそうになっている社長も少なくありません。しかし、いろいろ考えても不安はつきないものです。起きてもいない危機についてあれこれ考えるのはエネルギーの浪費です。社長としてすべき仕事にのみ集中することこそが、不安を払拭し、会社を良い方向に向かわせる最善の方法です。

 

 

自分が何をすべきか整理して自分の仕事にだけ集中

 

社長は、社長にしかできない仕事に全力を尽くすことが肝心です。まずは、社長として果たすべき仕事を整理することをおすすめします。仕事に集中するために、業務を効率化することも大切です。移動は体力を消耗せずに、相手先の情報収集や会談の準備に充てる、あるいは移動時間につかの間の休息を取ることも業務の効率化につながります。ベストパフォーマンスのために、運転手や秘書を雇ってみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2019-06-05 00:00:00
■「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」の指定を受けました

トランスアクトグループは、国税庁から 「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」 の指定を受けました。


2019-06-01 00:00:00
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秘書という言葉は誰もが一度は耳にしたことがあるでしょう。しかし、秘書が何をやる仕事なのかを具体的に説明できる人は、意外と少ないのではないでしょうか。秘書の仕事は多岐に渡るため、簡単には説明できません。また、秘書は身につけるべきスキルが数多くあり、奥の深い職業です。この記事では秘書の仕事内容と、どのような勉強をすればなれるのかを解説していきます。

 

 

■秘書とは上司の活躍を裏で支える仕事

秘書の種類はバラエティに富んでいます。その中でも、企業秘書、政治秘書、法律秘書、医療秘書などが有名です。上司が業務に集中できるような環境を作り出すため、雑務などを引き受けるのが秘書の役目となります。スケジュールを管理するのはもちろん、メールや電話対応、来客の出迎えなど、やるべきことは数多いです。出張に行く機会の多い上司であれば、旅券の手配や、宿泊施設の予約も担当することになります。資料作成やファイリング、仕事環境の整備なども秘書の仕事の一環です。情報の管理は特に重要で、上司にとって有益な情報をタイムリーに伝えるのは秘書の腕の見せどころとなります。

 

秘書としての仕事を全うするためには、さまざまなスキルが必要です。まずコミュニケーション能力は必須といえるでしょう。秘書はいろいろなタイプの人間と良好な関係を構築しなければなりません。その場しのぎの薄いコミュニケーション能力では、いつか限界がくるでしょう。関係者の顔と名前をしっかりと覚え、趣味や、得意分野などを考えた上で、会話をしていく必要があるのです。上司の仕事をスムーズにするために、先々のことを予測し、きめ細かい気配りができると、秘書としての評価は高まるでしょう。

 

 

■秘書を目指すために必要な勉強

秘書として働きたいのであれば、資格を取るのが有意義です。秘書検定やCBS検定などを持っていれば、秘書として身につけておくべきスキルやビジネスマナーを要していることの証明になります。資格は決して必須ではありませんが、持っていればアピールがしやすいのは確かでしょう。実務経験が乏しい人であっても、資格の勉強をしておけば、ある程度はカバーできるはずです。

 

また、情報処理能力についても問われる場面は多いです。Word、Excelなどは基本スキルとして使いこなせることが当然と考えておきましょう。使いこなせるだけでなく、ケアレスミスを起こさない慎重さを意識することも重要になります。上司が欲しい情報を瞬時に判断し、まとめる力があれば、より重宝される存在になれます。海外との関係が深い会社であれば、さらに語学力も身につける必要があるでしょう。語学力を磨きつつ、異文化を理解しようとする姿勢がとても大切になります。

 

 

■人との関わり合いの中で学ぶことが大事

秘書は上司が仕事に集中できる環境を作るために、雑務を全面的に対応するのが仕事です。そのためには上司の周りにいるさまざまな人と関わる必要があります。机の上で学習した内容だけで、秘書の実務を完璧にこなすのは難しいと言わざるを得ないでしょう。知識を実務に活かすためには実践が不可欠です。人と実際に関わった中で身につけたコミュニケーション能力や判断力が、秘書としてやっていくための糧となります。何から手をつけたらよいのかわからない人は、朝は笑顔で大きな声で挨拶することから始めてみましょう。当たり前のことに感じるかもしれませんが、意外と実践できていない人は多いものです。秘書はムードメーカーですので、明るい笑顔でいると、会社としての雰囲気も良好になります。

 

秘書は相手の気持ちを考えることが何よりも大事です。今、相手は何をしてほしいのか、どのようなことで困っているのか、それらを瞬時で見抜くにはさまざまな経験を積まなくてなりません。積極的に人とコミュニケーションを取り、自分の感性を磨いていくことが、一流の秘書になるための王道なのです。

 

 

 

 

 

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