+81-3-6435-8559

トランスアクトグループ

トランスアクトグループ

最新情報

2019-10-01 00:00:00
15_15_1_40651010.jpg

秘書という職業について、さまざまな場面で聞いたことのある人は多いことでしょう。しかし、実際に秘書になるためにはどうしたらいいのか、ということについてはあまり知られていません。ここでは、秘書になるために必要とされるスキルや能力に加えて、秘書の仕事に就くためにはどのような方法があるのかなどの解説をしていきます。

 

 

 

■秘書になるために身につけておきたいこと

秘書は、電話の応対やメールでのやり取りのほか、来客の応対、上司のスケジュール管理などを行います。このような多彩な雑務を行い、上司が自分の仕事に専念できるよう補佐していくのが秘書の役割です。そのため、幅広く知識やスキルを持っておくことが肝心です。また、ビジネスマナーや一般常識についても最低限習得しておくべきでしょう。一定水準以上の知識やスキルを保有していることを証明するために、秘書検定などの資格を取得しておくことがおすすめです。

 

秘書の中にも、種類は数多く存在します。役員秘書や弁護士秘書のほか、政治家秘書などがあり、その仕事内容に応じてスキルや知識など求められるものも変わってきます。コピー取りやスケジュールの管理など、上司が行う業務を間接的に補佐するものであれば、専門的なスキルや知識を求められることは少ないでしょう。しかし、企画や立案に関わり、調査や交渉も行うなど、上司が行う業務を直接補佐する必要があれば、専門的な知識や語学力が必要とされることも多くなります。

 

秘書になるには、語学力はあった方が有利に働くでしょう。また、雑務を行うにあたって、資料の作成やファイリングなどが最低限の範囲でできるだけのパソコンスキルは必須といえます。来客対応や周囲との連絡を行う際に、高いコミュニケーションの能力も備えておくことが大切です。

 

 

 

■秘書になるにはどんな方法がある?

秘書になるには、大きく分けると2つの方法があります。まずは、企業に就職した後で組織内の人事異動によって秘書になる方法です。秘書の仕事がある企業にまず就職し、さまざまな経験を積んでから異動の希望を出します。それまでの業務などで適性が認められれば、そこで秘書になることができます。秘書を希望するのであれば、一般の業務を行う間に一般常識やスキルなど、その企業で秘書に求められる知識を身につけておくことが大切です。しかし、この方法は時間がかかるうえに、秘書になることができる可能性も少ないことがデメリットとして挙げられます。

 

秘書になるための2つ目の方法は、直接秘書の求人に応募することです。この方法では、採用されれば確実に秘書として働けます。秘書の経験を持っているのであれば、即戦力として採用される可能性も高いでしょう。未経験で応募する場合には、自身の持つ秘書としてのスキルや適性をしっかりとアピールすることが大切です。

 

 

 

■身につけたことは何でも活かせる

秘書として、ビジネスマナーや一般常識を習得しておくことは大切です。しかし、必要なのはそれだけではありません。秘書は、日常生活を送る上で身につけたことを、多岐に渡る状況の中で活かせます。また、秘書の仕事は「若い人であればよい」というわけではありません。人生経験を重ねることによって、毎日の仕事において起こる不測の事態にも対応することができます。真面目な仕事の話だけでなく、相手の冗談に対する返しがうまくできれば、そのコミュニケーション能力が評価されることとなるでしょう。そのため、日常生活において直接的に役に立たないと思ったことでも、アンテナを張って情報収集しておくことが大切です。

 

秘書は人との関わりも多い職業です。人と関わっていく中で、日常生活で行っていた情報収集が役立つ可能性もあります。秘書として活躍するためには、幅広い分野で関心を持っておくことが大切です。そのため、どのような経験であっても、どこで役に立つか分かりません。無駄だと決めつけることをせずに取り組むことによって、秘書としてのスキルも上げていけるでしょう。


2019-09-01 00:00:00
4_4_1_47760565.jpg

専属運転手について疑問に思っていることがあっても、なかなか面接などでその内部事情を詳しくは質問しにくいという人も多いのではないでしょうか。その実態の理解を深めることで、専属運転手をするうえで気をつけたいことや、意識したいことが見えてきます。この記事では、特に専属運転手の勤務時間についての疑問を2つ挙げ、それらを詳しく解説していきます。

 

■専属運転手の勤務時間は長いの?

 

専属運転手の勤務時間は、他の運転手と比べて特徴的な点があります。それは、クライアントの勤務時間に準ずるという点です。基本的に専属運転手は、一般的な企業に勤めている人と同じく、平日の9時頃~18時頃までのような勤務時間で働くケースが多いです。その上で、ゴルフや接待の食事、冠婚葬祭など役員の突発的な用事によって時間外に拘束される、という場合が考えられます。

 

他の運転手と比較して、日によって勤務時間外に運転することがあるため、勤務時間が長いか短いかは一概にはいえません。しかし、一日中運転することもあるタクシードライバーやトラック運転手などと比べると、実際に車を運転している時間は短い場合がほとんどでしょう。専属運転手の場合、役員が会社に出勤する、もしくは帰宅する場合の運転のみで終わる可能性もあるためです。役員が移動する際の送迎専門であるのが、専属運転手の基本的な仕事内容だといえます。

 

■待機時間は何をしているの?

 

当然役員の送迎を終えれば運転業務は一旦終了となるので、専属運転手の業務時間には、車を運転していない時間も含まれています。ただ待機時間は休憩時間とは限らず、次の送迎に備えて待機している時間であることが多いです。専属運転手は実際に運転している時間よりも待機時間の方がはるかに長いことがほとんどです。たとえば乗務1~2時間に対して、待機5~7時間ということも考えられます。待機時間では役員のスケジュールや道路状況などを確認し、遅れずに送迎できるルートを考えることが大切です。常に同じスケジュールや道路状況であることはほとんどありません。時には事故で高速道路が封鎖されてしまうこともあるでしょう。

 

そういった場合、別の道で時間通りに目的地に向かうルートを探しておく必要があります。また、待機時間はそのような入念な下調べにあてることができる他、車内の清掃をしたり車のメンテナンスを行ったりする時間として使うこともできます。もっとも大切な考え方は、待機時間は役員が安心して気持ちよく乗車できるように、心を配るための時間だといえるでしょう。役員との会話に備えてさまざまなジャンルの本を読むなど、知識を増やすための時間としても使えます。

 

■時間を上手に使うことが求められる仕事

 

専属運転手は、時間を上手に使う能力がもっとも求められているといっても過言ではないでしょう。拘束時間に対しての乗務時間は短いですが、車に乗っていない時間も勤務時間であるという自覚が必要です。乗務時間は時間厳守が前提です。最新の情報に対してアンテナを張り、正確な情報を集め、道路状況の把握などに努める必要があります。役員のスケジュールを再度確認して、最適なルートをもう一度見直すことも大切です。常に気を張り過ぎていては、かえって逆効果になってしまう場合もありますが、適度な緊張感をもって待機時間を有効に活用しましょう。

 

待機時間は他にも、車のメンテナンスにあてたり、学習の時間に利用したりすることで不測の事態に対応する力を養うことができます。万が一車が壊れてしまっては、仕事をすること自体できなくなってしまいます。定期的な車の点検や車内の掃除も大切な仕事のひとつです。役員が次も気持ちよく乗車してくれるためには、休憩時間は限られています。空いたと思った時間こそ上手に使えるようになることが、専属運転手への近道です。


2019-08-01 00:00:00
S10.png

秘書といえば、管理職のスケジュール管理を行ったり、よりスムーズに仕事をこなせるように環境を整えたりするお仕事です。すてきな秘書がいれば、日々の業務がより円滑に進むかもしれませんよね。そこで今回は、20代から30代の女性を対象に、秘書にしたいと思う有名人を選んでもらい、選んだ理由についてのアンケートをとりました。

 

【質問】

あなたが秘書にしたいと思う有名人は誰ですか?

 

 

【回答数】

深田恭子:11

北川景子:32

イモトアヤコ:19

吉田沙保里:8

マツコデラックス:30

 

最も秘書にしたい有名人は「北川景子」!

 

アンケートの結果、最も票が多かったのは、北川景子でした。

 

・とても美人なのにしっかりしてそうで、安心してスケジュールを任せられそう。仕事で失敗しても綺麗な顔を見て癒される。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・肝心なことをズバッと言ってくれそうですし、決断力もありそう。(30代/女性/個人事業主)

 

しっかり者で、決断力がありそうだという意見が多く見られました。秘書はテキパキと仕事をこなすことが求められるので、イメージに合うと思った方が多かったのかもしれません。また、美しい容姿もポイントのようですね。

 

2番目に多かったのは「マツコデラックス」!

 

2番目に多い結果となったのは、マツコデラックスでした。

 

・マツコデラックスさんが秘書であれば、スケジュール管理などの通常業務だけではなく、個人的な悩みに対するアドバイスや、モチベーション向上に繋がる指摘をしてくれそうだと思います。良いも悪いも人生経験豊富そうなので、自分とは違う視点からたくさん意見が得られそうなので選択しました。(20代/女性/正社員)

・頭の回転が早く、着眼点が面白いと思います。また、自分の考えをしっかり持っているところも信頼できると感じます。(30代/女性/正社員)

 

人生経験が豊富そうだという意見が多く見られました。秘書の仕事では、さまざまな物事を次々に判断しなければならないことも多いため、経験が豊富であることはプラスに働くことでしょう。女性的な視点と男性的な視点のどちらも持ち合わせていることも、選ばれた理由かもしれません。

 

グローバル派な「イモトアヤコ」も!

 

3番目に多かったのが、イモトアヤコです。

 

・物怖じしない性格のうえ、世界中を飛び回っているのでグローバル化にも対応できそうだから。(20代/女性/正社員)

・バラエティー番組で英語を話していたし頭がよく、運動神経も良いためしっかりと自分の仕事のフォローをしてくれると思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

 

バラエティー番組で海外を飛び回っていることもあり、グローバル化への対応ができそうだという意見が見られました。英語を話すことができるため、海外からの問い合わせや取引の際にも重宝しそうです。また、体力面でも優れているため、秘書の業務に対しても精力的に活動してくれそうだというコメントもありました。

 

容姿端麗な「深田恭子」という意見も

 

深田恭子も、秘書向きではという意見が見られました。

 

・身近に置いておくときれいで見栄えもいいし、仕事に疲れているとき見ているだけで癒されそうだから。(30代/女性/正社員)

・柔らかい雰囲気があって、安心感があるから。本人が真面目で努力家だと思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

 

容姿がかわいらしい、美しいからというコメントが多く寄せられました。秘書は対外的に見られる機会もある仕事なので、外見の美しさも大切な要素でしょう。また、努力家な面が良いという意見もありました。地道な作業が多くなりがちな秘書業務は、頑張り屋さんな方ほど向いているのかもしれません。

 

秘書は決断力!そして見た目も大切かも

 

最も多かったのは、北川景子を秘書にしたいという意見でした。全体的では、決断力に優れている、物怖じしないことが良いというコメントが多くなっています。テキパキとした対応が求められる仕事なので、そうしたイメージが2位のマツコデラックスや、3位のイモトアヤコにも反映されているのではないでしょうか。エネルギッシュな方が秘書をしてくれると、助かることが多いかもしれませんね。

 

■調査地域:全国

■調査対象:【性別】女性 【年齢】20 - 29 30 - 39 

■調査期間:2019年05月30日~2019年06月13日

■有効回答数:100サンプル

 

あなたが秘書にしたいと思う有名人は誰ですか?

 

【深田恭子】

・まず何といっても見た目が綺麗だからと秘書に向いているような気がするからです、(20代/女性/無職)

・所作が良いので、接待の際に連れて行っても得意先の役員達に受けが良さそうだから。年相応の落ち着きが感じられるから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・柔らかい雰囲気があって、安心感があるから。本人が真面目で努力家だと思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・外見が美しいだけでなく、話し方や仕草に可愛らしさもあり、印象が良い。気遣いができそうなイメージがある。(30代/女性/正社員)

・とにかく可愛いからです。スーツ姿が似合っており、仕事のモチベーションも上がることでしょう。(20代/女性/派遣社員)

・美人で、秘書として近くにいるだけで仕事のモチベーションが上がりそうだから。(20代/女性/学生)

・深キョンさんは、お嬢様っぽくて品がよろしい感じがするからです。(20代/女性/学生)

・勝手な印象ですが、深田恭子さんのようにチャーミングでおっちょこちょいな部分があると、周囲の人間から人気があると思います。(20代/女性/パート・アルバイト)

・身近に置いておくときれいで見栄えもいいし、仕事に疲れているとき見ているだけで癒されそうだから。(30代/女性/正社員)

・かわいい、スタイルがいい、高級感が出る、癒し系で話を聞いてくれそう(30代/女性/正社員)

・ふかきょんのファンだからです。彼女がそばにいてくれれば、どんなに辛い仕事も頑張れる気がします。(30代/女性/正社員)

 

【北川景子】

・とにかく見た目が良い。明るく爽やかな美人。仕事に対しても女優さんなのでストイックにこなしてくれそう。(20代/女性/パート・アルバイト)

・しっかりと言う時は言うが、家庭的な一面もあり、誰とでもスムーズに話すことができそうだから。(20代/女性/学生)

・頭が良くて、顔も綺麗だから一緒にいて気分がいいだろうと思うから。(30代/女性/正社員)

・綺麗な人なので、目の保養になりそうだから。女優さんのため、人当たりが良さそう。(20代/女性/個人事業主)

・見た目や雰囲気が品がいいから。スケジュール管理もしっかり行えそうだと思うから。(20代/女性/正社員)

・誰の前に出しても相手から好感をもたれそう。無駄な会話や作業をせず合理的に仕事をしてくれそうなイメージがある。(20代/女性/学生)

・仕事をきちんとこなしてくれて見た目も申し分ないため。色々と頼ることができそう(30代/女性/正社員)

・北川景子さんはミニマリスト的な考え方を持っていて、業務をスムーズに遂行するために必要なものと不要なものを、適切に仕分けできる能力を持ち合わせていると思うので、秘書業務を安心して任せられると思うからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・肝心なことをズバッと言ってくれそうですし、決断力もありそう。(30代/女性/個人事業主)

・頭もよく、テキパキと効率良く動いてくれそうなので、北川景子さんがいいと思いました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・デキル女!という印象的なので、北川さんを選びました。スケージュール管理や、仕事内容の把握までそつなくこなしてくれそうなイメージ。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・ドラマのイメージで出来る女の雰囲気と明るく穏やかな雰囲気も持ち合わせていて秘書には良さそうなイメージです。(30代/女性/無職)

・イメージがいい。美貌だけではなく、難役にも挑戦し、女優としても実力もある。総合的に考えて、パフォーマンスや個性に偏りのない人材だと思う。(30代/女性/パート・アルバイト)

・華がある人で、また受け答えの丁寧さもとても好印象のため。秘書はつれ歩く存在なのでそういった能力は必要だと思われる。(20代/女性/学生)

・綺麗でいるだけで癒されるから。仕事もテキパキこなしてくれそうだから。(20代/女性/無職)

・秘書は見た目が容姿端麗なイメージがあり、特にメガネをかけている北川景子さんの姿が私のイメージする秘書像にぴったり当てはまったため。(20代/女性/学生)

・学歴が高いし、頭がとても良いイメージなので、サポートして欲しいから。(20代/女性/学生)

・顔が切れ長な目で輪郭がしゅっとして容姿端麗だと見映えが良く、そばにいたら自分もより華やかに見えそうだからです。(20代/女性/パート・アルバイト)

・ハキハキしていてしっかりしていそうなイメージなので良いと思います。また容姿も素敵だと思います。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・キレイでサバサバしていそうで仕事も出来る雰囲気があるからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・綺麗で見とれてしまうというのが一番の理由です。私が男性だったら、常に隣にいて歩いてほしいと思います。頭もよろしいと思うので、仕事もささっとこなしてしまう印象です。(30代/女性/派遣社員)

・周りに居る方々の印象も自分の印象を決めると思います。容姿ももちろんですが、どのような方でもお話が出来、かつ作法や社長等のサポートもきちんと出来る方のような感じがするので、選びました。(20代/女性/派遣社員)

・きれいな容姿に、キビキビとした態度など、取引先などで相手に好印象を持たせることができる。また、バラエティーなどに出演した際の様子から、スケジュール管理などもそつなくこなせそうだから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・美人だし、よく笑ってくれそうな感じがするので秘書になってほしいです。(30代/女性/正社員)

・容姿が素晴らしいことはもちろん選んだ理由の一つですが、頭もよく、笑顔で話すイメージが多いので、愛嬌もあるなと思い選んだ。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・北川景子さんは細かいところまで気が利きそうだし、スケジュールの管理もしっかりとしてくれそうと思い選びました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・仕事ができそうな感じがするし、美人で憧れがあるから。同年代なので話も合いそう。(30代/女性/正社員)

・美人秘書に憧れるし、北川景子は何でもできそうなイメージがあるから。(20代/女性/無職)

・美しく気品があって素養もある。決して出しゃばり過ぎずマナーもわきまえている人だと思うので秘書として隣にいて欲しい。(30代/女性/無職)

・頭が良さそうだしてきぱきしていそうだから。効率よく働いてくれそうだから。(30代/女性/無職)

・ハキハキとしていて仕事ができそうな印象があったのと、なにより美しく名物秘書になってくれそうなので。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・とても美人なのにしっかりしてそうで、安心してスケジュールを任せられそう。仕事で失敗しても綺麗な顔を見て癒される。(20代/女性/専業主婦(主夫))

 

【イモトアヤコ】

・体力がありそう。さまざまな経験をしているのでどんな場でも話のネタに尽きなそう。気づかいができそう。一緒にいて退屈しなそう。なんだかんだスケジュール管理ができそう。時間に厳しそう(20代/女性/正社員)

・物怖じしない性格の上、世界中を飛び回っているのでグローバル化にも対応できそうだから。(20代/女性/正社員)

・気が利きそうな為です。また、率直な意見を述べてくれそうなので、身近なところにいると自分の為になりそうです。(20代/女性/正社員)

・一番親近感が湧くし、テレビで見ていても基本的に相手に対して思いやりが持てる人だと思うから。(30代/女性/無職)

・ハキハキとしていて、テキパキと仕事をしてくれそうだから、お願いしたい。(20代/女性/正社員)

・強い精神力を持っておられるため、どんなときでも良い支えになってくれそうだと思ったから。また、ユーモアや明るさで場の雰囲気を柔らかくしてくれそう。(20代/女性/パート・アルバイト)

・バラエティー番組で英語を話していたし頭がよく、運動神経も良いためしっかりと自分の仕事のフォローをしてくれると思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・ハキハキ・キビキビ動いてくれそうだから。しっかりしているイメージだから。(30代/女性/公務員)

・テレビで見る印象ですが、真面目で体力がありそうなのと、良い意味で毒がなさそうだから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・この中では一番親近感があり、気軽に話せそうな人だと思ったので。(30代/女性/正社員)

・この中ならイモトアヤコさんがいいです。根性やガッツが感じられて、上司をきちんと立てる方だと思います。(30代/女性/パート・アルバイト)

・容姿に興味はないので、「仕事ができそうか」だけです。吉田さんは失礼ながら問題対応力に疑問があります。(30代/女性/個人事業主)

・イモトさんはテキパキ動けてすごく気が利きそう。体力面も心配なさそうですし雇いたい人材です。(30代/女性/派遣社員)

・年齢が近いのと、イモトさんのキャラクターが話をしやすそうだと思いました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・一緒にいて笑いが絶えないような元気がもらえるような人の秘書がしたいから。(20代/女性/正社員)

・真面目で仕事が出来そう。一緒にいても話せば楽しく、静かにしていて欲しい時は静かにと空気を読む力にも長けていると思う(20代/女性/正社員)

・度胸がありそうし、臨機応変な対応も出来そうな印象なので、様々な場面で活躍してくれそうだから。(30代/女性/個人事業主)

・年齢が近いので、悩みや楽しいことも共感できたり、たくさんのチャレンジをしてきているので、凹んだときなどに気持ちをあげる言葉を掛けてくれそうだからです。(30代/女性/正社員)

・フットワークが軽く一生懸命仕事をしてくれそうだと思います。明るい感じがこちらも楽しく仕事ができそうですし、周りにも良い影響を与えてくれそうです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

 

【吉田沙保里】

・その場の空気をよめたり、気配りが素晴らしい方だと思うからです。(30代/女性/正社員)

・非常に責任感の強いイメージ。全国民の期待に応え、常にプレッシャーと戦ってきた人物であり、責任を担う自身の気持ちもくみ取ってくれそうだと感じるため。(20代/女性/正社員)

・彼女は仕事に対して真面目そうだし、努力家だと思う。またもしものときはボディガードにもなるからです。(20代/女性/無職)

・テレビで見ていて人柄が顔に出ている。真面目に仕事をしてくれそうだし、クライアントに会っても良い印象を与えてくれそう。また、いつもニコニコしている印象があり、落ち込んでいても元気を貰えそうなので一緒に仕事がしたいと思います。(30代/女性/派遣社員)

・礼儀正しく、仕事をしっかり行ってくれそうだと感じたから選んだ。(20代/女性/学生)

・私の印象では、社長よりも秘書の方が仕事量が多いイメージ。秘書にはなによりも忍耐力が問われそうなので吉田沙保里さんは忍耐力はもちろん愛嬌も持ち合わせているため、取引先などにも好印象を持たれそうだから。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・万が一の時に命を守ってくれそうだから。悪いうわさも聞かないので安心できそう。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・明るい印象があり、またスポーツを経験しているため礼節ができると感じる。目上の人への気遣いも期待できる。(30代/女性/正社員)

 

【マツコデラックス】

・頭の回転が早くて、常識もあって、良いことと悪いことの分別がつく方だと思うからです。「社長、その取引はやめた方がいいわよ」とかの助言をしてくれそうです。車の運転もするとテレビで言っていたし、有能な秘書になってくれそうです。(30代/女性/正社員)

・ダメなものはダメとはっきり言ってくれそうだからです。甘やかさないでくれそうです。(30代/女性/正社員)

・あの話し方ならどんなに焦っていても落ち着くことができる気がする。他愛ない雑談で息抜きができそう。(20代/女性/無職)

・気が回る、いろんなことに目を向けられる人だと思うので、そばにいてくれたらとても心強いと思います。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・頭の回転が早く、着眼点が面白いと思います。また、自分の考えをしっかり持っているところも信頼できると感じます。(30代/女性/正社員)

・仕事での改良点など自分の意見をしっかり伝えてくれそうなので。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・視野が広く細かいところまで気を配れそうなのと、必要なことは遠慮せずに言ってくれそうなので(20代/女性/無職)

・悪いことも良いこともズバズバといってくれるのではないかと思いました。人としての知識も豊富でしょうし、経験値も豊富だと思うので自分にないアドバイスや指摘を貰えると思いました。(20代/女性/無職)

・置物よりも、悩んでいるときに第三者目線でアドバイスをしてくれる人の方が好ましい。(20代/女性/無職)

・頭が良い方だと思うので、しっかり業務管理してくれそうだから。また、仕事やプライベエートで悩んでいる時有益なアドバイスをくれそう。しかもボディーガードにもなる。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・信頼できるから。とても頭もよく話していて楽しそうだからです。(30代/女性/正社員)

・相手の真意を的確に見抜いてくれそうで、言うところはハッキリと、場合によっては濁した言い方も上手そうだから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・テレビ番組で拝見をしており、有名人や一般人それぞれの人に応じて対応や言動を変えられており、秘書として必要な能力をお持ちだと思う為。(20代/女性/派遣社員)

・テレビで見る限り、すごい知識量なので。いろんな分野の情報を面白おかしく発信してくれている気がします。人を不快にさせない発言が好きです。気に入らないことがあるとハッキリ言ってくれそうなとこも好きです。(30代/女性/パート・アルバイト)

・いろいろなことを知っていそうなので、ときには知恵を借りたいと思ったから。(20代/女性/パート・アルバイト)

・間違っている時など、ズバッと言ってくれそうだから。頼りがいもありそう。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・しっかりとしていて、頭の回転が早く要領が良さそうだからです。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・大好きでテレビでよく見ますが、毎回的確なことを述べていますし、本当に頭の良くて才能のある方だと思われます。(20代/女性/パート・アルバイト)

・場に合わせた臨機応変な対応ができそうだから。商談の付き添いなどで、相手に合わせたコメントで良い雰囲気作りをしてくれそうだから。(30代/女性/正社員)

・会社の業務内容全体を把握して仕事をしてくれそう。的確な判断・発言ができるイメージ。(30代/女性/正社員)

・この人だと自分の悩みとかも聞いてくれたり、ハッキリと答えてくれて素敵な秘書さんになりそうだから。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・結構毒舌も強いが周りに対する気配りが言葉の節々に感じられる。また、男としての視点も持ち合わせているから色んな角度からのアドバイスも貰えそう。(30代/女性/派遣社員)

・きっちりした性格と、話題の豊富さがあり気遣いもできるため、ストレスが低減されると思います。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・私が何か間違ったことをしてしまった時にも的確に指示を出してくれると思ったからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・この選択肢なら圧倒的にマツコ・デラックス。彼女は頭の回転が速く芸能界に出てくる前は雑誌の編集やコラムニストでもあり。秘書としてのスキルが備わっていると思う。(20代/女性/無職)

・マツコ・デラックスさんが秘書であれば、スケジュール管理等通常業務だけではなく、個人的な悩み対するアドバイスや、モチベーション向上に繋がる指摘をしてくれそうだと思います。良いも悪いも人生経験豊富そうなので、自分とは違う視点からたくさん意見が得られそうなので選択しました。(20代/女性/正社員)

・仕事の面では気を張って大変そうではあるが、真剣に仕事をすればやりがいを感じさせてくれそう。また、仕事をしながら自分が成長するきっかけが生まれそう。(20代/女性/正社員)

・仕事ができそうだし、檄を飛ばしてほしい時にちゃんと叱ってくれそう。(30代/女性/個人事業主)

・女性らしさの中に男性的な目線も持った人なので、的確な助言をしてくれそうだから。(30代/女性/個人事業主)

・博識でどんな分野の仕事も出来そうだし、迷った時に相談出来そう(30代/女性/正社員)


2019-07-01 00:00:00
3_3_1_41695616.jpg

企業の重役ともなると専属の運転手が付く場合もありますが、役員付運転手の仕事は単に運転が上手であればよいというものではありません。車内という限られた空間で役員と行動をともにし、直接コミュニケーションを取る仕事として高い能力が求められます。この記事では、役員付運転手を務めるうえで不可欠な2つの能力について解説します。

 

■1.正確にスケジュールを管理する能力

 

まず、役員付運転手に求められるのは、正確にスケジュールを管理する能力です。基本的に、役員付運転手の勤務時間は、役員のスケジュールに基づきます。そのため朝早いこともあれば夜遅くまで仕事があることも少なくありません。さらに、役員クラスともなると、1日に何度も移動が必要なことも多く、忙しい場合は分刻みでのスケジュールも想定されます。そのため、スケジュール表を作っている秘書などとも連携を取りながら、何時までにどこへ移動するかを正確に把握しておかねばなりません。

 

役員である以上、重要な会議や商談への遅刻は厳禁です。遅刻によって商談が不成立となった場合、結果として会社の経営に影響が出る恐れもあります。余裕を持って空港や新幹線の駅まで送り届けるためには、運転手自身が道に詳しく、さらにその日の渋滞状況なども綿密に調べておくことが大切になります。また、急な予定変更があれば、それに臨機応変に対応する柔軟さも必要です。役員は秘書には正確なスケジュール作成、そして運転手にはその遂行を求めています。役員の予定を基に自分の行動スケジュールを作り、正確に管理できる人でなければ務まらない仕事だといえます。

 

■2.役員クラスが求めるコミュニケーション力

 

次に、役員付運転手に欠かせないのは、役員クラスが求めるコミュニケーション力です。業務上、役員付運転手は車中で役員と2人だけになることが多くあります。その際には、ビジネスマナーをわきまえた上で、会社の経営層である役員と有効な会話ができなくてはなりません。会話を成り立たせるためには、会社が発表するニュースリリースには毎回目を通し、さらに新聞やテレビの報道番組などで世の中の動きを把握しておきましょう。

 

また、高い機密管理能力も必要です。役員クラスになると会社の経営に関わる機密事項や重要案件などの連絡が入ってくる場合も多いでしょう。移動中の車内でその件について電話で指示を出すといったシチュエーションも想定されます。その際、車の中で見聞きしたことについて秘密を厳守した上で、運転手自ら必要に応じて他の部署との連携をとる場合もあります。当然ながら、業務上知り得た情報を家族や友人に話すことも厳禁です。守秘義務を守り、確実に報連相できる能力が求められます。

 

■役員付運転手は秘書的な存在

 

もちろん役員付運転手を目指す上では、運転技能の高さが前提条件です。具体的には、安全で正確な運転技能が大切です。そして運転技能以外に加えて、秘書のような能力も求められます。たとえば、役員にできるだけ快適に過ごしてもらえるよう移動中の車内の環境整備には気を配りましょう。そのためには、役員の音楽の好み、暑がりか寒がりかなどについても知っておく必要があります。役員ともなると頻繁な海外出張などハードスケジュールが続く場合もあるため、ちょっとした体調の変化などにも気付く察しのよさも必要です。役員から要望があった場合は、迅速かつ的確に対応するように心がけましょう。

 

移動を安全かつスムーズに行えるように、運転手には車の維持管理も任されています。ガソリンの補充はもちろん、アラートランプが点灯していたり少しでもブレーキの効きが悪いと感じたりした場合は、すぐにディーラーで整備点検を受けましょう。役員付運転手はプロフェッショナルな能力を求められますが、その分やりがいのある仕事だといえるでしょう。役員に能力や人柄を信頼してもらえれば、専属として長く務めることも可能です。


2019-06-01 00:00:00
14_14_1_44258251.jpg

秘書という言葉は誰もが一度は耳にしたことがあるでしょう。しかし、秘書が何をやる仕事なのかを具体的に説明できる人は、意外と少ないのではないでしょうか。秘書の仕事は多岐に渡るため、簡単には説明できません。また、秘書は身につけるべきスキルが数多くあり、奥の深い職業です。この記事では秘書の仕事内容と、どのような勉強をすればなれるのかを解説していきます。

 

■秘書とは上司の活躍を裏で支える仕事

 

秘書の種類はバラエティに富んでいます。その中でも、企業秘書、政治秘書、法律秘書、医療秘書などが有名です。上司が業務に集中できるような環境を作り出すため、雑務などを引き受けるのが秘書の役目となります。スケジュールを管理するのはもちろん、メールや電話対応、来客の出迎えなど、やるべきことは数多いです。出張に行く機会の多い上司であれば、旅券の手配や、宿泊施設の予約も担当することになります。資料作成やファイリング、仕事環境の整備なども秘書の仕事の一環です。情報の管理は特に重要で、上司にとって有益な情報をタイムリーに伝えるのは秘書の腕の見せどころとなります。

 

秘書としての仕事を全うするためには、さまざまなスキルが必要です。まずコミュニケーション能力は必須といえるでしょう。秘書はいろいろなタイプの人間と良好な関係を構築しなければなりません。その場しのぎの薄いコミュニケーション能力では、いつか限界がくるでしょう。関係者の顔と名前をしっかりと覚え、趣味や、得意分野などを考えた上で、会話をしていく必要があるのです。上司の仕事をスムーズにするために、先々のことを予測し、きめ細かい気配りができると、秘書としての評価は高まるでしょう。

 

■秘書を目指すために必要な勉強

 

秘書として働きたいのであれば、資格を取るのが有意義です。秘書検定やCBS検定などを持っていれば、秘書として身につけておくべきスキルやビジネスマナーを要していることの証明になります。資格は決して必須ではありませんが、持っていればアピールがしやすいのは確かでしょう。実務経験が乏しい人であっても、資格の勉強をしておけば、ある程度はカバーできるはずです。

 

また、情報処理能力についても問われる場面は多いです。Word、Excelなどは基本スキルとして使いこなせることが当然と考えておきましょう。使いこなせるだけでなく、ケアレスミスを起こさない慎重さを意識することも重要になります。上司が欲しい情報を瞬時に判断し、まとめる力があれば、より重宝される存在になれます。海外との関係が深い会社であれば、さらに語学力も身につける必要があるでしょう。語学力を磨きつつ、異文化を理解しようとする姿勢がとても大切になります。

 

■人との関わり合いの中で学ぶことが大事

 

秘書は上司が仕事に集中できる環境を作るために、雑務を全面的に対応するのが仕事です。そのためには上司の周りにいるさまざまな人と関わる必要があります。机の上で学習した内容だけで、秘書の実務を完璧にこなすのは難しいと言わざるを得ないでしょう。知識を実務に活かすためには実践が不可欠です。人と実際に関わった中で身につけたコミュニケーション能力や判断力が、秘書としてやっていくための糧となります。何から手をつけたらよいのかわからない人は、朝は笑顔で大きな声で挨拶することから始めてみましょう。当たり前のことに感じるかもしれませんが、意外と実践できていない人は多いものです。秘書はムードメーカーですので、明るい笑顔でいると、会社としての雰囲気も良好になります。

 

秘書は相手の気持ちを考えることが何よりも大事です。今、相手は何をしてほしいのか、どのようなことで困っているのか、それらを瞬時で見抜くにはさまざまな経験を積まなくてなりません。積極的に人とコミュニケーションを取り、自分の感性を磨いていくことが、一流の秘書になるための王道なのです。


1 2 3